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Nuevas herramientas para los administradores
de viajes corporativos
· Disminución de hasta 30% en los costos de viajes corporativos cuando se cuenta con un travel manager.
· Las nuevas tecnologías facilitan la búsqueda de servicios y la integración de los reportes financieros.
· A pesar del entorno económico global, se estima que en 2008 el mercado de viajes corporativos continuará creciendo.
México, DF. 24 de enero de 2008. Con la finalidad de establecer un punto de encuentro para los especialistas en la administración de viajes corporativos, la National Business Travel Association (NBTA) México realizó la 2ª Conferencia Anual de Viajes Corporativos.
El objetivo del evento es resaltar la importancia de que las empresas tengan ejecutivos especializados para la compra de servicios de viajes corporativos, ya que de esta manera pueden lograr importantes ahorros en este rubro. En la mayoría de las compañías, los viajes corporativos son necesarios para su operación; sin embargo, no son el objetivo del negocio (corebusiness) por sí mismos. En este sentido, Michael Lyons, NBTA Vice President y travel manager de una importante institución financiera con base en EU, resaltó que “la definición del objetivo de los viajes corporativos ayuda a su planeación estratégica para lograr una efectiva disminución de los costos”.
Tradicionalmente en una empresa, el área de finanzas o de recursos humanos se encargaba de la coordinación y contratación de servicios para los viajes corporativos que debían realizar los ejecutivos de la compañía. Sin embargo, en el mejor de los casos sólo se limitaban a la asesoría de una agencia de viajes comercial, que no siempre ofrecía los mejores precios, ni proporcionaba la calidad que los viajeros merecían. En cambio, con un administrador de viajes corporativos, las empresas logran importantes ahorros, mientras se cuida la calidad en el servicio para los viajeros.
De esta manera, los argumentos para justificar el desarrollo de un área especializada en viajes corporativos quedan sustentados. “Los gastos en viajes corporativos pueden reducirse en un rango de 15% a 30% cuando se tiene el apoyo de un travel manager”, afirmó Verónica Crespo, Americas Travel Agency & Tecnology Manager de Hewlett-Packard Company.
Para auxiliar a los compradores en la búsqueda y contratación de servicios de viajes de negocios, se han desarrollado diferentes plataformas tecnológicas que incluso se pueden integrar a los sistemas de administración empresariales (ERP). En su participación, Celso Cordeiro, Director of Consulting de Concur, resaltó que ante el alto volumen de información que están colocando los proveedores, las empresas deberán tener más capacidad para procesarla, con lo cual se cumplirán los objetivos de los viajes y se lograrán mayores ahorros.
Las herramientas tecnológicas han facilitado este proceso de integración. Sin embargo, aún existen barreras que impiden la creación de un contacto directo total; una de ellas es que el inventario de las aerolíneas de bajo costo aún no se integran a los sistemas globales de distribución (GDS). Ante estas carencias, Andrés Rojas, Director de Tecnologías de la Información de BCD Travel, hizo énfasis en que “para el usuario no es importante cómo funcionen los sistemas, sino que realmente funcione y que satisfaga sus necesidades”.
Sin embargo, no todas las empresas que requieren servicios de viajes corporativos han logrado la integración de las plataformas tecnológicas al 100% de sus operaciones. “Esto se debe, por una parte, a que aún hay empresas que no han integrado las herramientas tecnológicas necesarias para lograr búsquedas efectivas y, por la otra, a que la tercera parte del inventario turístico no está dentro de los GDS”, señaló Grant Caplan, Director de Consulting Estrategies.
En este sentido, José Luis Suárez, Director Comercial de Volaris, externó la posibilidad de que esta aerolínea coloque su inventario con algún GDS. Pero por el momento continuará con los canales de distribución que actualmente tiene, ya que así puede ofrecer un mejor precio a lo compradores, ya sea a través de la compra por el website o mediante la compra anticipada de un alto volumen de boletos.
2008 puede ser un año con muchos retos para el mercado de viajes de negocios, aunque según una encuesta de NBTA realizada a los travel manager señala que habrá un incremento, tanto de viajes de negocio como de tarifas en los hoteles, siendo los principales parámetros que dictan las tarifas de hoteles son la demanda y la ocupación de estos. “Se espera que el turismo corporativo continúe creciendo durante este año, pues las proyecciones para 2008 señalan que las tarifas publicadas de hoteles crecerán entre 5% y 7%, mientras que el costo de los viajes de negocios se incrementará de 6% a 8%”, señaló Aldo Ruiz, Regional Director Global Sales Office Latin America & Caribbean de Marriott International.
Esto propiciará acentuadas modificaciones en los diferentes mercados de proveedores de servicios turísticos. Antonio Valle, director comercial de Interjet, señaló que “actualmente, las líneas aéreas transportan a 19 millones de pasajeros, pero tienen potencial inmediato para captar a 60 millones de usuarios de autobuses y que tienen capacidad económica para viajar en avión”.
Todos estos cambios obligarán a los administradores de viajes corporativos a desarrollar estrategias que optimicen su operación. Rodolfo Silva, Director Latin America de GetThere, señaló que “deben crear un Ecosistema para el Programa de Viaje, con la tecnología como pilar, pero que involucre a las áreas de finanzas, compras, mercadotecnia, recursos humanos y sistemas”.
El común denominador de las ponencias fue el énfasis en la seguridad de los ejecutivos. De ahí que el desarrollo de herramientas que permitan ubicar a los viajeros en caso de una eventualidad se ha hecho fundamental, lo que permite localizarlos en cuestión de minutos sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
Justamente en el factor de seguridad destaca Estados Unidos como uno de los principales destinos para viajes de negocios. Durante la sesión dedicada al tema de visas y seguridad para quienes visitan ese país, se ejemplificaron algunas situaciones a las que están expuestos los ejecutivos que desean ingresar. Ante esta situación, Renee Harris, Customs and Border Protection attaché de la Embajada de Estados Unidos, dio 10 recomendaciones para poder evitarlas, haciendo énfasis en los objetos que se transportan –y que pueden estar sujetos a restricciones–, y en las disposiciones de seguridad que se han implementado para ingresar a ese país.
La 2ª Conferencia Anual de Viajes Corporativos de NBTA México se llevó a cabo del 21 al 23 de enero, en las instalaciones del hotel Nikko, en la ciudad de México. Contó con más de 250 participantes.
Información do NBTA México (Español): NBTA México, la organización líder de profesionales de viajes corporativos en México, la primera organización de viajes corporativos en el mundo. Con su base en los Estados Unidos y sus filiales regionales - NBTA Asia y Pacífico, NBTA Canadá y NBTA México – NBTA atiende a más de 3,000 miembros en 30 países en todo el mundo. NBTA tiene 42 organizaciones en los Estados Unidos con más de 5,000 miembros. Los miembros de NBTA son gerentes de corporativos, gerentes de organismos gubernamentales reguladores de viajes y turismo de negocios, gerentes de convenciones, así como proveedores de servicios relacionados con la industria de los viajes. Todos estos sectores administran y distribuyen más de 170 billones de dólares en gasto generado por el turismo de negocios globlal cada año. Nuestra organización provee contactos de primer nivel dentro de la industria de viajes corporativos, sesiones educativas y de desarrollo profesional, investigación, noticias e información, y apoyo. Para mayores informes, visite www.nbta.org y www.nbtamexico.org.